成功者的行事曆規劃術

成功者的行事曆規劃術

成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出了成功者的7個習慣：「主動積極」「以終為始」「要事第一」「雙贏思維」「知彼解己」「統合綜效」和「不斷更新」，這7個習慣中，你覺得哪一個最難做到？

很多人都以為是必須與他人協同合作的「統合綜效」，或是必須持之以恆的「不斷更新」，然而睿仕管理顧問大中華區總裁陸強表示，在針對所有上過柯維成功7習慣課程學員所做的問卷回收中，大家認為最難做到的，其實是「要事第一」。

「先做重要的事」這麼理所當然而且能夠操之在己的事，為什麼卻被所有人公認難以達成？因為在這個充滿不確定性的時代，變動、忙亂、突發狀況層出不窮，當這些緊急的事情（但多數卻是瑣事）一而再，再而三的出現，人們就會被「趕著處理」的緊張情緒牽著走，想說先完成緊急的小事，再來處理重要的大事，於是那些要事就被迫一延再延，最後落得完成無期。

寫好行事曆，創造工作的充實感
當生活中充滿了無法完成的大事，挫敗感也就油然而生，正如許多人都曾感嘆，自己忙了一天，卻覺得一事無成。想要擺脫這種忙碌卻無成的狀態，日本記事本達人佐佐木香在《活用記事本設定工作目標》中表示，其實有一個超簡單的脫困良方，那就是「寫行事曆」。

佐佐木香指出，忙或不忙其實不是問題，真正的問題是，「你知不知道自己為何而忙？」如果忙碌可以達成預定的目標，忙就會變成「生活充實」；反之，若是漫無目的、毫無目標的忙，只會讓人身心俱疲。

透過「寫行事曆」，能讓一個人思考自己為何要在某個時間做某件事，一旦釐清每個時段的工作目標與進程，即便還是同樣的工作，做起來的心情也將完全不同，因為你會明確感受到，自己的開始與終點在哪，而且正從完成一件又一件事情中，累積生活的成就感。

「光是好好寫下行事曆，人生就會完全不同，」佐佐木香表示，很多人都以為，時間管理就是要將時間運用得更精確，但其實光是完成「訂立行動計畫」，就已經是實踐時間管理術的最好方式。只要每天早上花上10分鐘，就能掌握讓生活更幸福的祕訣，「一切改變，都在一瞬之間」。

 無法數據化的目標，就無法執行
要讓擬定行事曆帶來幸福，關鍵就是改變「有什麼填上什麼」的被動做法，從主動的角度出發，先找出自己真正要完成的目標，排定後，再將其餘小事放入剩餘的空檔中。這就是柯維「要事第一，小事其次」的關鍵概念，也是幾乎所有時間管理專家所推薦的行事曆必備技巧。

「對於非做不可的事，先確保時間是很重要的。先向自己預約時間，遠比與別人約定的事來得重要，」佐佐木香強調，①將想做的事一個個明確列出，然後②化成具體數字，接著③決定先後順序，並④具體算出可用天數，最後⑤寫在行事曆上，這5步驟就是行事曆撰寫的基本原則。

在這5步驟中，步驟2是許多人行事曆規畫會失敗的主因，列出了目標、決定了順序，就放進行事曆中，結果低估了完成所需的時間，事情超過預期時限還做不完，內心煩躁不堪，計畫排程也隨之大亂。

所謂的「數據化」，《記事本圓夢計畫》作者熊谷正壽表示，其實就是「工作拆解」，將想做的要事拆分成一個一個可以明確化為時間數字的小事，當行動分量數值化後，才能知道得花多少時間來做，做到什麼程度算是完成一個段落，也才能明確掌握工作的成就感。

熊谷正壽強調，「無法數據化的目標，根本就稱不上是目標。」唯有透過數據化，才能逐一體會階段性達成目標的喜悅，進而轉化為朝下一個目標前進的動力，工作也才會快樂。

紙本、數位或並用？找出你的最適模式
了解了寫好行事曆的原理原則，那該採用什麼做法呢？過往，都是使用紙本手帳，透過塗寫，把生活的紀律、創意與感動都收納進去。然而隨著智慧型手機與平板電腦的普及，愈來愈多人感受到數位工具的便利性，開始遲疑「我是不是也要改用數位工具呢？」

針對這個疑問，《日經Trendy》2012年11月號「最強手帳選拔2013」專題中做了普查。在日本，目前有20.9%的人是紙本派，19.1%的人是數位派，而有高達59%的人是兩種皆用；展望2014年，紙本與數位的擁護者旗鼓相當，各約18%，然而有62%的人決定走向兩者皆用的模式。

「紙本與數位其實沒有孰優孰劣，兩者只是介面的不同，背後行事曆的寫法和原理都相同，」從紙本用數位、長期鑽研行事曆各種用法的PCuSER主編黃鐘毅說道，紙本塗寫方便、便於附加實物的特性，是許多人累積點子時不可或缺的好幫手；然而雲端技術的無所不在，以及數位資料的高度整合性，也讓需要使用大量資料的人倍覺方便。

「分析自己慣常的工作模式，哪種模式能讓你感到『記錄真好』的熱情，就是最適合你的行事曆做法！」黃鐘毅強調，不用局限自己一定要使用哪一種方法，單用一種、不同情境用不同種，或是兩種都用都可以，但先決條件，就是必須先知道哪一種能帶給你最大的利益。
本次《完全圖解/成功者的行事曆規劃術》特刊共分成3個篇章：「基礎篇」介紹10個寫行事曆的方法，奠定工作排程順暢的基礎；「進階篇」中則介紹使用「進攻型」行事曆的3個步驟，讓行事曆規畫更加精準；「案例篇」則分享了知名成功人士記行事曆的祕訣。

 又到了年底，一起來了解使用行事曆的技巧，2014年，就從寫行事曆開始，讓自己更成功吧！

整理‧撰文 / 謝明彧

時間規畫「八分飽」，預留兩分應付突發狀況

「1點開會，約半小時結束，那1點半之後的兩個小時，就用來寫報告！3點半再找企畫部的A小姐洽談……」

有些人會像這樣將行程排得很緊，光看就覺得喘不過氣。事實上，太緊迫的時間管理是不合人性的，如果說「為了健康，吃飯要吃八分飽」，那麼時間規畫也是一樣，「八分」是最適切的。

《超完美工作規劃術》作者神谷一博指出，很多事情無法預測，任何時間都可能發生突發狀況，比如會議中出現爭論而延遲散會、公司外部打來重要電話、上司突然下達指示、意外的訪客等，都會讓緊密的行程規畫出現破綻。

再者，人總需要休息，也會碰到心情不好或生病，這些都會妨礙計畫的進行。所以，行程最好安排得寬鬆一些，做到「八分飽」即可，留兩分餘力以應付突發狀況。如此一來，即使真有緊急事件發生，也不會影響既定作業的進行，這才是高明的規畫。

神谷提出行程規畫的8個原則：

1.以30分鐘做為計算單位：以15分鐘為單位太短，1小時又太長。

2.劃分時間區塊：某項作業告一段落後，設定5～10分鐘的空檔，進行一些細項作業。

3.每天保留兩成的寬裕時間：以每天工作8小時計算，兩成約是90分鐘。這90分鐘又可細分為：15分鐘╳6次，或30分鐘╳3次的形式。

4.區分緊密日與寬鬆日：按照事情的輕重緩急，分配在緊密日與寬鬆日進行。重要緊急之事，就在緊密日完成；如果是不在計畫之內的工作，不妨留到寬鬆日處理。

5.轉換環境，集中注意力：要甩開雜音、雜務專心工作，可嘗試在特定時間內拒接電話、使用空會議室當做臨時辦公室、去附近的咖啡廳，或是提早1～2小時到公司。

6.把作業時間估算得寬裕一些：改掉不自覺想把時間估短一點，或是自認為一定可在某個期限前完成工作的習慣。

7.不要想一口氣完成工作，要分散處理：妥善地切割待完成的任務，按部就班才能游刃有餘。

8.勇敢「說不」：對於超過自己能力或所需時間的請託，要委婉而明確地拒絕。

本文摘自<完全圖解 成功者的行事曆規劃術

成功學祖師爺，厄爾．奈騰格說過：「在人的一生中會有這麼一段時間， 吸引到的合作機會、成就與金錢你比以往更多，一切都同步就緒，在你 6-12 個月內創造出來的財富與成績，會比過去 6-12 年的總和更多 。」